Образец отказного письма

Когда требуется отказное письмо

Отказное письмо может потребоваться в нескольких случаях:

  • Для таможни: для предоставления в таможенные органы при поставках продукции, не подлежащей обязательной сертификации и обязательному декларированию. В нем указывалась ввозимая продукция, код ТН ВЭД и давалась ссылка на товаросопроводительные документы, по которым продукция поставлялась на территорию России.
  • Для торговли: для осуществления торговли на территории РФ, для участия в тендерах, госзакупках.

Настоящее письмо не является официальным разъяснением актов, составляющих право Евразийского экономического союза (включая технические регламенты Таможенного союза, Евразийского экономического союза).

Как написать письмо-отказ (с примерами)

У меня есть друг, который оценивает антиквариат. То есть дает цену в рублях какой-нибудь старой китайской вазе, в которой какая-нибудь тетя Фрося хранила карандаши. Он говорит, что самая трудная часть его работы (и ее он боится больше всего) — сообщать людям, что их сокровище бесполезно.

Все мы умеем сопереживать. Я тоже чувствую себя неловко, когда объясняю очередному соискателю, что его резюме, идеи или квалификация недостаточно хороши для вакансии, на которую он претендует.

Написать отказ — непростая задача для любого из нас. И это не зависит от того, с кем вы имеете дело. Кандидат на вакансию, предприниматель, проект которого вы не собираетесь финансировать, или поставщик, услуги которого вам больше не нужны. Большинству из нас трудно даются отказы. Это неприятно. Так что многие откладывают это дело в долгий ящик или вообще ничего не предпринимают, уступая место молчанию.

И тем не менее, так мы упускаем возможности. Несмотря на болезненность, отказ имеет свои преимущества. Как-то раз было проведено любопытное исследование. Выяснилось, что когда компания открыто заявляет о том, что какие идеи ей не подходят (а не просто пассивно игнорирует), качество других идей и заинтересованность сотрудников возрастают.

Есть одна важная вещь, которую я усвоил за годы работы: первое попавшееся — не всегда лучше. За это время я отклонил тысячи идей, черновиков и заявок. И сейчас, оглядываясь назад, вижу, что был прав. Так что отказывайте, отказывайте и еще раз отказывайте.

Образец отказного письма

Но что, если будущий получатель действительно был близок к желаемым требованиям и вы можете захотеть работать с ними в будущем? Или вам уже приходилось с ним сотрудничать? В этом случае вышеуказанные примеры были бы слишком холодны и невежливы. Когда я пишу отказ людям, с которыми хотел бы сохранить положительные отношения, то оставляю тот же формат письма.

Уважаемый Лукум Марципанович,

Спасибо за ваш отклик и терпение в ожидании нашего ответа. Боюсь, нам придется отказаться от ваших работ. В последнее время мы разместили много статей о кибербезопасности, и, к сожалению, предлагаемые вами тексты перекликаются с другими опубликованными нами материалами, не давая читателю новой информации.

Например, взгляните на статью, опубликованную 6 августа программистом Михаилом Лихачевым, а также статью 16 августа генерального директора «Acme Corp». Хотя мы не сможем опубликовать присланные вами тексты, нам очень понравился ваш стиль письма и то, как вы подкрепляете свои рассуждения ссылками на исследования. Сообщите, пожалуйста, заинтересованы ли вы в том, чтобы отправить нам некоторые другие свои статьи в будущем?

С уважением,

[Ваше имя или название организации]

Уважаемая Ариадна Посейдоновна,

Спасибо, что потратили время на собеседование с нами на прошлой неделе. Нам жаль, что ваша кандидатура не дошла до следующего этапа; эта вакансия была очень конкурентной. На данный момент нашей организации действительно нужен кто-то с богатым опытом управления проектами. Тем не менее, мне очень понравился наш разговор и я думаю, что вы могли бы отлично вписаться в наш рабочий коллектив.

Образец отказного письма

Всего наилучшего,

[Ваше имя]

Уважаемый Илья Владимирович,

Нам повезло, что мы получили от вас столь интересные предложения. И мы глубоко ценим всю информацию, предоставленную с вашей стороны. После долгих размышлений, конкретно для этого проекта мы решили заключить контракт с другой фирмой. Несмотря на то, что мы не сомневаемся в превосходном качестве вашей продукции, нами было решено использовать этот проект для расширения списка партнеров. Поскольку проект экспериментальный, он стал хорошей возможностью для этого.

Нам бы хотелось продолжить работу с вами в будущих проектах, которые мы планируем запустить в этом году. Я определенно надеюсь на сотрудничество в будущем.

Предлагаем ознакомиться  Как оформить профзаболевание по слуху

Отказное письмо

Еще раз спасибо за вашу помощь и ваше время,

[Ваше имя]

Чем дольше или теснее вы сотрудничаете с кем-то, тем больше информации вы ему предоставляете при отказе. Умный получатель будет использовать эту информацию, чтобы в следующий раз вернуться к вам с более сильным предложением. В моей практике было несколько случаев, когда получатели поблагодарили меня за письма с отказом.

Особенно сложно принять решение об отказе тогда, когда вы не согласны с этим отказом. Может быть, вы боролись за кандидата на вакансию, потому что по-вашему мнению он больше остальных соответствовал требованиям. Возможно, вы настаивали работать именно с этим поставщиком, но исполнительный комитет посчитал это слишком дорогим. Я сам защищал статьи, которые по мнению других редакторов не были готовы к публикации. Не очень приятное чувство.

Когда это происходит, возникает соблазн пассивно спрятаться за решением остальных. Например: «Было решено отклонить ваше предложение» или «Наше руководство решило пойти в другом направлении». Сопротивляйтесь этому искушению. Нет ничего проще такой стратегии. Однако она подрывает ваш авторитет как принимающего решения.

Если вы тот, кто пишет отказ, будьте хозяином этого отказа. Справедливости ради в письме стоит сказать нечто вроде: «После долгих обсуждений и сомнений, мы решили X» или «Это было очень тяжелое решение, но в конечном счете мы решили Y». Стоит подчеркнуть: пишите именно «мы», а не «они».

Письмо-отказ, в котором вы прячетесь за чужой юбкой, препятствует вашей способности делать полезные замечания. Кроме того, это заставляет организацию выглядеть несерьезной, что подрывает желание других людей работать с вами в будущем.

Уважаемый Сигизмунд Сысоевич,

Спасибо, что помогли в решении вопросов по проекту «А». Я очень ценю время и силы, которые вы вложили. К сожалению, несмотря на все наши усилия, проблемы Б и В по-прежнему не ушли. По этой причине предлагаю вам отложить данный проект и двигаться дальше.

[Ваше имя]

В письме следует подчеркнуть, что вы работали вместе. Встаньте на сторону получателя, объединитесь с ним: «мы старались, но несмотря на все усилия, потерпели крах». Это не просто для смягчения. Ведь если вы отказываетесь от чего-то после большого вклада в это «что-то», то часть неудачи и ваша тоже.

Сообщение плохих новостей — неприятная работа. Для разных компаний и проектов примеры в статье могут показаться слишком жесткими или, напротив, мягкими. Вам нужно будет найти свои собственные язык и стиль — в зависимости от контекста и культуры организации. Тем не менее, помните: не смягчайте удар только ради смягчения удара. Ложная доброта дает людям ложную надежду. И в этом нет ничего особенного.

Кто выдает отказное письмо

Такое письменное разъяснение выдается уполномоченными Органами по сертификации на проведение работ по подтверждению соответствия Техническим регламентам и в отношении продукции, подтверждение безопасности которой регулируется постановлением Правительства Российской Федерации от 01.12.2009 г. № 982 и Решением Комиссии Таможенного союза от 07.04.2011 г. № 620.

Отказное письмо может быть выдано Органом по сертификации исходя из положения о порядке ввоза на таможенную территорию Таможенного союза продукции (товаров), в отношении которой устанавливаются обязательные требования в рамках Таможенного союза» (Решение Коллегии Евразийской экономической комиссии от 25 декабря 2012 г. № 294).

В области аккредитации Органа по сертификации должна присутствует продукция, на которую отказное письмо запрашивается. Орган по сертификации даёт разъяснения в ответ на полученное официальное обращение от фирм, индивидуальных предпринимателей, таможенных организаций, органов исполнительной и судебной власти.

Отказное письмо содержит наименование продукции, идентификационные признаки, и может содержать коды ОКПД 2 или код ТН ВЭД и при необходимости другую техническую информацию.

Письмо-отказ, с которым вы не согласны

Отказное письмо — это разъяснительный документ, официальный ответ на запрос о том, подлежит ли продукция обязательной сертификации или декларированию.

Заказать услугу

Отказное письмо содержит ссылку на законодательство, и свидетельствует о том, что указанная в документе продукция не попадает в «Перечень продукции товаров и услуг, подлежащей обязательной сертификации».

Отказное письмо на продукцию выдается в том случае, если она не подлежит обязательной сертификации или обязательному декларированию.

Также в отказном письме указывается, что продукция не попадает в «Единый перечень продукции, подлежащей обязательной оценке (подтверждению) соответствия в рамках Таможенного союза с выдачей единых документов».

Отказное письмо оформляется на листе А4 и заверяется печатью органа по сертификации, выдавшего документ. Держателем отказного письма является только одно юридическое лицо. В одно отказное письмо можно включить любой список продукции.

Предлагаем ознакомиться  Читать внимательно! Образец расписки на задаток при покупке квартиры

Для оформления отказного письма потребуются следующие документы, закрепленные подписью и печатью организации:

  • заявление на имя руководителя Органа по сертификации;
  • реквизиты компании;
  • техническое описание продукции;
  • код ОКПД2 или код ТН ВЭД;
  • при необходимости контракт или инвойс.

Состав пакета документов может изменяться — все зависит от вида и количества продукции.

Отказное письмо действует в течение срока действия нормативных актов, на основании которых данное письмо составлено.

В некоторых случаях отказное письмо выдается с указанием конкретного срока действия (обычно — 1 год).

Отказные письма с неограниченным сроком действия выдаются на партию продукции. На практике чаще всего выдаются именно отказные письма второго типа. Срок действия отказного письма указывается на бланке наряду с перечнем продукции и реквизитами получателя.

Компания «Новотест» поможет оформить «отказные письма» для таможни, для торговли. Многолетний опыт работы позволяет нам работать с различной продукцией.

Для того чтобы получить «отказное письмо», свяжитесь с нашими сотрудниками по телефону, или по электронной почте. Для заказа «отказного письма» вы можете также заполнить заявку на нашем сайте.

В зависимости от основного содержания и сертификационного органа, выдающего разъяснительные документы различают несколько видов отказных писем, каждое из которых имеет свои правила оформления, получения и требования, предъявляемые к нему.

  • отказное письмо, предъявляемое в органы таможенной службы (отказное письмо для таможни) – подтверждает, то, что продукция, ввозимая на российскую территорию не должна иметь сертификат. Выдается оно и оформляется только ВНИИСом. Отказное письмо для таможни необходимо зачастую в случаях возникновения расхождений при таможенном оформлении продукции или грузов, а также в неясности необходимости осуществления процедуры обязательной сертификации для заявленной продукции и обуславливается некоторой невозможностью определения кодов ТНВЭД. Необходимость в получении отказных писем для таможни определяется наличием двух систем классификации продукции и обозначением её кодами ОКП и ТНВЭД, в результате которых в исключительных случаях могут возникать разногласия в отнесении продукции к определённой товарной группе;
  • отказное письмо для осуществления торговли на территории России – документ официально подтверждает, что заявленный товар не требует обязательной сертификации и носит лишь разъяснительный характер и не используется таможенными органами. В оформлении или получении такого документа обычно нуждается продавец или производитель продукции для возможности подтверждения контролирующим органам или покупателям, что данный вид товара или продукции не относится к обязательной сертификации. При этом при реализации продукции отказное письмо выступает документом, официально подтверждающим, что для данной продукции наличие сертификационного разрешительного документа не является обязательным;
  • отказное письмо в сфере пожарной безопасности (отказное пожарное письмо или отказное письмо МЧС РФ) – данный вид отказного письма предполагает тот факт, что заявленная продукция не относится к перечню обязательной сертификации в сфере пожарной безопасности. Такое письмо выдается сертификационными органами, уровень аккредитации которых распространяется на область пожарной безопасности;
  • отказное письмо Ростпотребнадзора (отказное письмо СЭЗ, свидетельство о госрегистрации или санитарное письмо) – официальный документ, в котором идёт речь о том, что продукция определённого производства и области применения не подлежит процедуре санитарно-эпидемиологической экспертизе и не требует оформления санитарно-эпидемиологического заключения. Данное разъяснительное (отказное) письмо оформляется в случаях неясности в обязательном проведении санитарно-эпидемиологической экспертизы для определённых видов продукции;
  • отказное письмо Ростехнадзора – данный документ свидетельствует об отсутствии необходимости в оформлении разрешения Ростехнадзора на определённые ввозимые в Россию виды технических устройств, не входящие в соответствующий перечень устройств с необходимостью оформления подобных разрешений. Получить отказное письмо можно в центральных аппаратах Ростехнадзора или в его территориальных центрах и органах.

Любые виды отказных писем оформляются на бланках выдающего сертификационного органа и по своему содержанию, как правило, представляют собой определённый набор цитат из действующего законодательства, подтверждающих, что заявленный товар обязательной сертификации (в любых системах сертификации) не подлежит.

Отказное письмо оформляется в форме официального ответа сертификационного органа на запрос компании-заявителя в лице её руководителя. От правильности и грамотности составления запроса будет зависеть конечный результат, оформленный по итогам рассмотрения экспертами вопросов идентификации заявленной продукции в отношении обязательности в её сертификации.

  • запрос или заявление на оформление отказного письма;
  • инвойс и контракт (для поставок без контрактов – товаро-транспортная накладная, а также инвойс);
  • упаковочные листы, если инвойс не может идентифицировать поставку или его нет в инвойсе;
  • заключение ТПП или акт таможенного досмотра (если товар заявляется, как бывший в употреблении);
  • удостоверения о признании продукции гуманитарной помощью (если товар заявляется, как в виде гуманитарной помощи);
  • разрешения на проведение соответствующих клинических испытаний (если продукция предназначена для выполнения клинических испытаний);
  • сертификаты соответствия на итоговое (конечное) изделие (если поступающий товар является запасной частью);
  • регистрационные удостоверения Минздравсоцразвития (если товар относится к тест-системам, группе иммунобиологических препаратов или диагностикумов);
  • свидетельство о госрегистрации, а также экспертные заключения (если товар относится к БАДам или пищевым добавкам);
  • техническое описание, инструкции по эксплуатации, паспорт (для оборудования);
  • реквизиты предприятия;
  • свидетельства о присвоении ОГРН и ИНН;
  • статистические коды фирмы-заявителя.
Предлагаем ознакомиться  Если я не вступлю в наследство через полгода

Прилагаемые к запросу документы, должны предоставляться в форме копий на русском языке и заверенные печатями предприятия.

  • свидетельство о регистрации компании в качестве юридического лица и налогоплательщика;
  • точное наименование продукции или товара, в отношении которого будут проводиться разъяснения, с указанием кодов ТНВЭД и ОКП (если они известны);
  • полное описание продукции с предоставлением артикулов, торговой марки, изображений внешнего вида и др.

Вся полнота ответственности за достоверность и правильность поданных документов возлагается персонально на заявителя.

Период и срок действия отказных писем определяется поправками и дополнениями, ежегодно утверждаемыми и издаваемыми Правительством России. Поэтому в среднем отказное письмо выдается со сроком действия в 1 год.

Отказное письмо — это письмо – разъяснение о том относится ли указанная в нём продукция к объектам обязательного подтверждения соответствия.

Отказное письмо оформляется при возникновении расхождений во мнениях о классификации ввозимой и/или поставляемой продукции между перевозчиком и таможенными органами / торговыми сетями.

  1. отказное письмо для торговли;
  2. отказное письмо для таможни.

Отказное письмо для таможни по решению Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии (Росстандарт) вправе выдавать только ВНИИС (Всероссийский научно-исследовательский институт сертификации).

  1. Если общепринятое наименование продукции не совпадает с наименованием данной продукции в классификаторе (ОКП) или единой товарной номенклатуре (ТН ВЭД).
  2. Если сертифицируемая продукция инновационная, обладает новыми свойствами и требует экспертной оценки в части правильного её отнесения к группе продукции по классификатору ОКП или единой товарной номенклатуре ТН ВЭД.
  3. Если продукция имеет отличную от принятой в стандартном формате область применения.
  4. Если продукция попадает под исключения определенные техническими регламентами, которые не являются очевидными и требуют экспертной оценки.
  5. Если технический регламент и/или национальный / межгосударственные стандарты, устанавливающие обязательные требования к продукции, не распространяются на определённые разновидности изделий, попадающие под общее определение продукции (и код ОКП / ТН ВЭД) включенные в соответствующий перечень (список).
  6. Если продукция, исходя из своего наименования, подлежит обязательной сертификации, но по характеристикам не входит в область распространения технического регламента, национального / межгосударственного стандартов, устанавливающего обязательные требования по отношению к ней.

Максимальный срок оформления данного вида отказного письма составляет 4 рабочих дня. Возможно ускорение процесса до 1 рабочего дня.

  1. Контракт (договор, купчая и т.д). Если поставка неконтрактная предоставляется инвойс и товарно-транспортная накладная.
  2. Инвойс (счёт, проформа инвойс и т.д.).
  3. Упаковочный лист, если его нет в инвойсе или он не идентифицирует поставку.
  4. Акт таможенного досмотра или заключение ТТП, если продукция заявлена как «бывшая в употребление».
  5. Удостоверение о признание груза гуманитарной помощью, если продукция поступает по линии гуманитарной помощи.
  6. Разрешение на проведение клинических исследований, если продукция поступает для проведения клинических исследований.
  7. Сертификат соответствия на конечное изделие, если продукция является запасной частью.
  8. Регистрационное удостоверение, выданное Минздравсоцразвития, если продукция относится к пищевым или биологически активным добавкам.
  9. Свидетельство о государственной регистрации с документом, на основании которого оно выдано, если продукция относится к пищевым или биологически активным добавкам.
  10. Техническое описание, особенно если продукция относится к электрооборудованию.
  11. Реквизиты или карточка предприятия (на отдельном листе).
  12. Контракт (договор, купчая и т.д). Если поставка неконтрактная предоставляется инвойс и товарно-транспортная накладная.
  13. Техническое описание, особенно если продукция относится к электрооборудованию.
  14. Реквизиты или карточка предприятия.

Срок действия

В большинстве случаев документ обладает юридической силой в течение периода действия нормативных документов, послуживших основанием для его составления.

В ряде случаев устанавливается конкретный срок (чаще всего 1 календарный год), о чем в тексте документа делается соответствующая оговорка.

Повторное оформление документа осуществляется при наступлении условий, препятствующих дальнейшему использованию отказного письма:

  •  Внедрение документов (техрегламентов Таможенного союза), регламентирующих требования к продукции, ранее не подлежащей обязательному подтверждению соответствия;
  •  Изменения в ассортименте выпускаемой предприятием продукции;
  •  Изменение сведений о заявителе (лице, которому выдано отказное письмо): смена наименования, реквизитов организации;
  •  Истечение срока действия или отмена нормативного документа, во исполнение требований которого выдано отказное письмо.
Ссылка на основную публикацию
Adblock detector