Как вернуть переплату по выплате зарплаты

В каких случаях может возникнуть ошибка по вине бухгалтера

Если возникла переплата по заработной плате, в первую очередь необходимо выяснить причину, в результате которой она появилась. Для чего это нужно сделать? Ответ на данный вопрос вытекает из норм, приведенных в ст. 137 ТК РФ. В силу положений, изложенных в этой статье, удержания из зарплаты работника производятся только в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами.

1) для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет зарплаты;

2) для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного работнику в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях;

3) для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда или простое;

4) при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска[1].

Что следует понимать под счетной ошибкой? Трудовое законодательство не содержит определения понятия «счетная ошибка». Как указал ВАС в Определении от 20.01.2012 № 59-В11-17, исходя из буквального толкования норм действующего трудового законодательства (ст. 137 ТК РФ) счетной следует считать ошибку, допущенную в арифметических действиях (действиях, связанных с подсчетом). Таким образом, если бухгалтер, производя расчет зарплаты, неверно сложил выплаты, причитающиеся работнику, он совершил счетную ошибку.

Обратите внимание, что не являются счетными ошибками:

  • определение неверного расчетного периода для расчета сумм, причитающихся работнику;
  • ошибки в определении метода расчета заработной платы, послужившие основанием для последующих начислений;
  • технические ошибки;
  • повторная выплата зарплаты за один и тот же период.

Другими словами, если произошел сбой компьютерной программы, бухгалтер допустил техническую ошибку, повторную ошибочную выплату одной и той же суммы либо применил неправильные нормы законодательства при расчете заработной платы, вследствие которых произошла переплата, удержать такие излишне выплаченные суммы нельзя без согласия работника. Данные действия будут признаны неправомерными (см. Апелляционное определение Мурманского областного суда от 22.07.2015 № 33-2153-2015).

Зачастую незаконные удержания из зарплаты производятся при увольнении. Напомним, что в силу положений ст. 137 ТК РФ удержания из зарплаты работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться при его увольнении до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска.

Если работодатель при увольнении сотрудника не произвел удержание сумм оплаты за неотработанные дни отпуска, то он не вправе взыскать эти суммы с бывшего сотрудника в судебном порядке, за исключением случаев недобросовестности в действиях названного лица или счетной ошибки. Данные решения вынесены в апелляционных определениях Хабаровского краевого суда от 29.07.2015 по делу № 33-4733/2015, Новосибирского областного суда от 09.02.2016 по делу № 33-1022/2016.

Вне зависимости от возникновения причин переплаты она должна быть соответствующим образом оформлена в учете.

Дебет счета 0 302 11 000 «Расчеты по заработной плате»

Кредит счета 0 206 11 000 «Расчеты по оплате труда»

При этом операции по корректировке ранее начисленных отпускных (заработной платы), НДФЛ и страховых взносов отражаются методом «красное сторно».

Дебет счета 0 209 30 560 «Увеличение дебиторской задолженности по компенсации затрат»

Кредит счета 0 206 11 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по оплате труда»

Отметим, что приведенная в письме Минфина проводка по переносу задолженности со счета 0 206 11 000 «Расчеты по оплате труда» на счет 0 209 30 000 «Расчеты по компенсации затрат» вводится в инструкции № 162н, 174н, 183н Приказом Минфина РФ от 16.11.2016 № 209н[5].

Как вернуть переплату по выплате зарплаты

Далее необходимо отметить: в своих разъяснениях в вышеназванном письме чиновники Минфина отмечают, что применяемая методология бухгалтерского учета не содержит каких-либо ограничений по кодам видов финансового обеспечения (КВФО) (деятельности), в рамках которых могут отражаться расчеты с использованием счета 0 209 30 000 «Расчеты по компенсации затрат». Чиновники допускают оформление таких операций по КВФО 4 и 5.

Погашение задолженности по переплате зарплаты и отпускных при добровольном согласии работника производится:

  • либо посредством внесения наличных денежных средств в кассу или на лицевой счет учреждения;
  • либо посредством удержания из последующих начислений заработной платы. Обратите внимание, что общий размер всех удержаний при каждой выплате зарплаты не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50% зарплаты, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ).

В бухгалтерском учете погашение задолженности отражается по кредиту счета 0 209 30 000 «Расчеты по компенсации затрат». При этом делаются стандартные записи, приведенные в инструкциях № 162н, 174н, 183н.

Суммы, списанные с балансового учета в связи с признанием судом виновного лица неплатежеспособным, отражаются по кредиту счета 0 209 30 000 и дебету счета 0 401 10 173 «Чрезвычайные доходы от операций с активами» с одновременным отражением задолженности на забалансовом счете 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов».

Рассмотрим пример по отражению данной операции в учете.

Как вернуть переплату по выплате зарплаты

В бюджетном учреждении произошла переплата зарплаты работнику. Ввиду технической ошибки бухгалтер ошибочно дважды перевел денежные средства на банковскую карту работника. За ноябрь 2016 года ему была начислена зарплата в сумме 63 000 руб., из нее были удержан НДФЛ в сумме 8 190 руб. Однако вместо 54 810 руб. на карточку было перечислено 109 620 руб. Выплата зарплаты производилась за счет субсидии, выделенной для выполнения государственного задания

Работник, обнаружив переплату, вернул излишек в кассу учреждения.

В соответствии со ст. 1102 ГК РФ излишне выплаченная зарплата признается неосновательным обогащением и должна быть возвращена работником учреждению. В ситуации, описанной в вопросе, недобросовестности со стороны работника нет, поэтому удержать сумму по своей инициативе работодатель не может.

Предлагаем ознакомиться  Апелляционное представление прокурора по уголовному делу: нюансы, образец

В данном случае работодатель для взыскания излишне выплаченных сумм обязан проинформировать работника в письменной форме о механизме образования излишне выплаченных сумм и размере их удержания (или погашения). Кроме того, для производства удержаний работник должен быть согласен с их размером. Свое согласие он подтверждает письменно.

По условиям примера сумма переплаты произошла по причине двойного перечисления одной и той же суммы заработной платы, поэтому корректировка НДФЛ и страховых взносов не производится.

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Операции по начислению заработной платы

Начислена зарплата работнику

4 109 60 211

4 302 11 730

63 000

Начислены страховые взносы в ФСС, ПФР, ФФОМС

(63 000 руб. x 30,2%)

4 109 60 213

4 303 02 730

4 303 06 730

4 303 07 730

4 303 10 730

19 026

Удержан из заработной платы НДФЛ

4 302 11 830

4 303 01 730

8 190

Перечислена заработная плата на банковскую карту

4 302 11 830

4 201 11 610

18

109 620

Корректировка переплаты заработной платы

Скорректирована переплата излишне выплаченных сумм заработной платы методом «красное сторно»

4 302 11 830

4 206 11 660

(54 810)

Отражена компенсация затрат учреждения

4 209 30 560

4 206 11 660

54 810

Отражено внесение излишне выплаченной суммы в кассу организации

4 201 34 510

4 209 30 660

54 810

Отражено внесение денежных средств на лицевой счет учреждения

4 210 03 560

4 201 11 510

4 201 34 610

4 210 03 660

54 810

В автономном учреждении при расчете зарплаты за ноябрь 2016 года была допущена счетная ошибка: вместо 25 000 руб. работнику организации была начислена зарплата в размере 26 000 руб.

В ходе рассмотрения причин возникновения ошибки было выявлено, что причиной стали неверные действия при сложении выплат. Возврат излишне начисленной работнику зарплаты был погашен путем удержания из зарплаты работника. Операции отражаются по КВФО 2 (приносящая доход деятельность»).

Порядок исправления счетной ошибки приведен в п. 18 Инструкции № 157н[6]. В соответствии с приведенными нормами она подлежит исправлению методом «красное сторно» или дополнительной бухгалтерской записью в день обнаружения ошибки.

Отметим, что дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибок, а также исправления способом «красное сторно» оформляются бухгалтерской справкой (ф. 0504833), форма которой утверждена Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. В ней отражается информация по обоснованию внесения исправлений. Кроме того, указываются (Письмо Минфина РФ от 10.12.2013 № 02-06-005/54148):

  • наименование исправляемого регистра бухгалтерского учета (журнала операций);
  • его номер (при наличии);
  • период, за который составлен регистр.

Обратите внимание, что кроме корректировки начисленной заработной платы следует произвести пересчет суммы страховых взносов, начисленных на данные выплаты, и НДФЛ. Порядок исправления ошибки в начислении страховых взносов и НДФЛ аналогичен приведенному выше порядку. Нужно сторнировать ошибочные начисления методом «красное сторно» и отразить в учете дополнительной записью суммы правильно начисленных обязательных платежей. Укажем: ввиду уменьшения суммы базы по НДФЛ происходит уменьшение и начисленного налога, который подлежит возврату налогоплательщику.

Счетные и несчетные ошибки при начислении и выплате заработной платы

Все ошибки можно подразделить на счетные и несчетные. От того, какого именно вида допущена ошибка, зависит схема возврата некорректных сумм.

Точного определения счетной ошибки в законодательных актах нет. Однако есть определение Верховного суда №59-В11-17 от 20.01.2012 года, где говорится о счетных ошибках. Исходя из логики, ошибки, допущенные при математических расчетах, будут являться счетными.

Примером такой ошибки может служить ситуация, когда бухгалтер при подсчете общей суммы, которую требуется выплатить сотруднику, ошибается в цифре и результат получается искаженным.

Технический сбой тоже может быть признан счетной ошибкой, при наличии заключения специалиста. Некорректное применение законодательных норм к категории счетных ошибок не относится.

Несчетные ошибки – это те, которые совершены по невнимательности, незнанию или со злым умыслом. Они никак не связаны с математическими вычислениями. К таким ошибкам могут относиться:

  • Перечисление заработка за один и тот же период несколько раз
  • Неверный расчет стажа для пособий
  • Некорректное применение вычетов по НДФЛ
  • Неправильный расчет среднего заработка и прочие подобные ситуации
Как вернуть переплату по выплате зарплаты ★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа)
куплено {amp}gt; 8000 книг

Вернуть излишне перечисленные работнику средства можно при наличии счетной ошибки. Это подтверждается статьей 137 ТК РФ, письмом Роструда №1286-6-1 от 01.10.2012 года.

В результате счетной ошибки можно вернуть излишки заработной платы, пособий, пенсий, то есть излишки тех средств, на которые работник живет и существует (статья 1109 ГК РФ).

При обнаружении счетной ошибки и вследствие этого переплаты, необходимо придерживаться следующего алгоритма:

  • Необходимо первым делом поставить в известность руководство
  • Составляется специальный акт, в котором фиксируется обнаружение ошибки
  • Работник ставится в известность о переплате. Он должен дать свое согласие на удержание из его дохода излишне выплаченных сумм. Согласие оформляется в форме заявления, где работник просит удерживать определенный процент с общей суммы его заработка вплоть до погашения задолженности
  • После получения такого согласия работодатель издает приказ об удержании. Возврат должен быть произведен не позднее, чем через 30 дней после издания приказа
  • Если работник не согласен возвращать излишне выплаченные суммы, то решить этот вопрос можно через суд
Предлагаем ознакомиться  Что такое ОДН (общедомовые нужды): расшифровка, нужно ли платить за электроэнергию, расчет ХВС в ОДН, отопление
ВАЖНО! Величина удержания из заработной платы не может превышать 20%от получаемой работником суммы дохода (статья 138 ТК РФ)

В случае, когда работник получил меньшую сумму, чем предполагалось, бухгалтер должен произвести доначисления.

В том случае, когда бухгалтер не знает или некорректно применяет нормы законодательства на практике, либо задваивает выплаты, ошибка является несчетной.

Приведем простой пример. Бухгалтер «забыла» применить вычет на ребенка, в результате чего с работника удержано больше НДФЛ, чем требовалось. Такая же ситуация складывается и в том случае, когда, например, два раза начисляются одни и те же суммы дохода.

В подобных случаях ни о каких арифметических ошибках речь не идет. Здесь вина бухгалтера в чистом виде. Исправить такую ошибку весьма проблематично и не всегда возможно.

В случае возникновения несчетной ошибки работодатель уведомляет сотрудника об этом в письменном виде. Далее все зависит от решения работника. В случае, если работник согласится вернуть излишнюю сумму, никаких особых проблем не возникает. Однако сотрудник может и не согласиться. В этом случае взыскать излишне перечисленные средства не удастся даже через суд.

Исключение обычно делается только в случае, когда зарплата за один и тот же период выдана дважды. Работодателю в суде придется доказывать, что получая сумму второй раз, сотрудник осознанно намеревался получить не причитающиеся ему деньги. В этом случае доказательством правоты организации могут служить документы о начислениях по данному работнику, а также те бумаги, которые подтвердят, что заработок за указанный период уже выплачивался.

Если работник отказывается возвращать излишки, то на эту сумму должен быть начислен НДФЛ.

До тех пор, пока сотрудник работает в компании, вопрос с излишне выплаченными суммами решается намного проще. Но бывает и так, что ошибка допущена буквально перед увольнением работника, а обнаружена только тогда, когда он уже не работает в организации.

В этом случае следует иметь в виду, что все удержания, если сотрудник дал свое согласие, производятся исключительно из сумм заработка. В связи с этим удержать излишки с уволившегося сотрудника не представляется возможным. Бывший работник может принять решение добровольно вернуть средства, либо их придется требовать через суд.

В суде придется доказывать факт счетной ошибки или злого умысла работника. Для обращения в суд необходимо будет написать заявления и приложить к нему трудовой договор с бывшим сотрудником, расчетные документы по зарплате, акт об ошибке, уведомление с просьбой вернуть переплату, которое было отправлено сотруднику.

После установления причин переплаты необходимо вспомнить о сроках, в течение которых можно удержать с работника излишне выплаченные суммы.

В силу положений ст. 137 ТК РФ работодатель вправе принять решение об удержании из зарплаты работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для погашения неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Как отмечается в апелляционных определениях Московского городского суда от 28.02.

2013 № 11-3853/2013, Свердловского областного суда от 22.05.2014 № 33-7209/2014, если хотя бы одно из этих условий не соблюдено, то есть работник оспаривает удержание или истек месячный срок, то работодатель теряет право на удержание этих сумм и оно может быть осуществлено только в судебном порядке.

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Операции по начислению заработной платы

Начислена сумма зарплаты работнику

2 109 60 211

2 302 11 000

26 000

Удержан НДФЛ

(26 000 руб. x 13%)

2 302 11 000

2 303 01 000

3 380

Начислены страховые взносы во внебюджетные фонды

(26 000 руб. x 30,2%)

2 109 60 213

2 303 00 000

7 852

Отражена выплата суммы заработной платы путем перечисления денежных средств на пластиковую карту сотрудника

(26 000 — 3 380) руб.

2 302 11 000

2 201 11 000

22 620

Исправление счетной ошибки по выплате заработной платы

Исправлена счетная ошибка способом «красное сторно» при начислении заработной платы

2 109 60 211

2 302 11 000

(26 000)

25 000

Исправлена счетная ошибка способом «красное сторно» при начислении страховых взносов

(25 000 руб. x 30,2%)

2 109 60 213

2 303 00 000

(7 852)

7 550

Исправлена счетная ошибка способом «красное сторно» при начислении НДФЛ

(25 000 руб. x 13%)

2 302 11 000

2 303 01 000

(3 380)

3 250

Скорректирована переплата излишне выплаченных сумм заработной платы методом «красное сторно»

2 302 11 000

2 206 11 000

(870)

Отражена компенсация затрат по переплате заработной платы

2 209 30 000

2 206 11 000

870

Операции по погашению суммы переплаты

Отражено удержание излишне выплаченных работнику сумм

2 302 11 000

2 304 03 000

2 304 03 000

2 209 30 000

870

Предлагаем ознакомиться  Основанием возникновения наследования по завещанию является

В учете учреждения возникла переплата бывшему работнику зарплаты в сумме 15 890 руб. Тот отказался возместить ее добровольно, учреждение обратилось в суд. Суд отказал в иске учреждению. На основании вынесенного решения последнему необходимо списать сумму переплаты в размере 15 890 руб.

При отказе суда во взыскании с бывшего работника задолженности по переплате она списывается с баланса учреждения. При списании суммы задолженности, признанной учреждением невозможной к взысканию, производится запись по дебету счета 4 401 10 173 «Чрезвычайные доходы от операций с активами».

Обращаем внимание, что в соответствии с п. 339 Инструкции № 157н при отсутствии оснований для возобновления процедуры взыскания задолженности, предусмотренных законодательством РФ, списанная с балансового учета учреждения задолженность к забалансовому учету (на счет 04) не принимается.

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Списана задолженность на основании решения суда

0 401 10 173

0 209 30 660

15 890

1. Работодатель не вправе уменьшить размер зарплаты сотрудника в текущем месяце, если она была выплачена в большем размере в предыдущем месяце:

  • из-за технической ошибки (повторной выплаты зарплаты за один и тот же период);
  • из-за ошибочного применения положений и норм трудового законодательства, когда зарплата уже была начислена и выплачена.

Выходом из сложившейся ситуации может стать согласие самого работника на добровольный возврат излишне выплаченных ему денежных средств. Взыскать с него такие средства работодатель может только в судебном порядке.

2. Задолженность работника по зарплате, возникающая при перерасчете ранее выданной ему заработной платы, в том числе компенсации за отпуск в связи с увольнением, отражается по дебету счета 0 302 11 830 и кредиту счета 0 206 11 660 методом «красное сторно». При этом должны быть выполнены операции по корректировке ранее начисленных отпускных (заработной платы), НДФЛ и страховых взносов.

3. Требования возмещения ущерба, образовавшегося в связи с переплатой бывшему работнику зарплаты (отпускных), отражаются по дебету счета 0 209 30 000 и кредиту счета 0 206 11 000.

4. Погашение задолженности по переплате зарплаты и отпускным при добровольном согласии работника производится:

  • либо посредством внесения наличных денежных средств в кассу или на лицевой счет учреждения;
  • либо посредством удержания из последующих начислений заработной платы. Общий размер всех удержаний при каждой выплате зарплаты не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50% зарплаты, причитающейся работнику.

[1] Удержания за эти дни не производятся, если работник увольняется по основаниям, предусмотренным п. 8 ч. 1 ст. 77, п. 1, 2, 4 ч. 1 ст. 81, п. 1, 2, 5, 6 и 7 ст. 83 ТК РФ.

[2] Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.

Отражение в учете исправлений в связи с допущенными ошибками

[4] Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.

[5] В настоящее время находится на регистрации в Минюсте. Вносимые изменения применяются при отражении финансово-хозяйственных операций за 2016 год.

[6] Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного само­управления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

Содержание операции Дебет Кредит
Перечисление первой части зарплаты (аванса) 70 50,51
Проведено сторно излишне выплаченных средств 20,26 70
Начислена зарплата сотруднику 20,26 70
Начислены страховые взносы 20,26 69
Перечисление зарплаты с учетом удержанных излишков 70 50,51
НДФЛ 70 68

По результатам решения сотрудника также могут быть сделаны следующие проводки:

  • Д50,51 К70 – излишне выплаченная сумма вернулась в организацию
  • Д91.2 К70 – работник отказался возвращать излишек средств и ео величина списана

Ошибки и вопросы по теме

Вопрос

В случае, когда сумму переплаты вернуть не представляется возможным, можно ли взыскать эти средства с виновного бухгалтера?

Ущерб, который нанесен организации – работодателю регулируется статьей 248 ТК РФ. В этой ситуации определяющим фактором является наличие договора о материальной ответственности. Если размер ущерба определен и он не превышает среднемесячный заработок виновника, то сумма удерживается на основании приказ руководства.

Ошибка

Бухгалтер совершила ошибку при начислении отпускных выплат работнику. Позднее ошибка была обнаружена, работник дал свое согласие на возврат переплаченной ему суммы. Удержание было произведено при выплате ближайшей зарплаты, в полной сумме, что составило более 20% выплаченных средств. Такие действия неправомерны и ошибочны, поскольку максимальный процент удержания в таком случае составляет 20%.

При расчете заработной платы и связанных с ней выплат бухгалтер должен быть очень внимателен.  При ошибочной выплате работнику излишних сумм вернуть их бывает достаточно сложно, а в некоторых случаях невозможно, при этом бухгалтер лично может быть наказан рублем. Тем не менее, при возникновении подобной ситуации добросовестный работник, заинтересованный в поддержании нормальных отношений с работодателем не захочет пойти на конфликт и компромисс между сторонами будет достигнут.

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector